Pendampingan rapat direksi dan pemegang sahamBoard and shareholder meeting support

Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) dan rapat direksi adalah tempat keputusan terpenting perusahaan diambil: pengesahan laporan tahunan, pembagian dividen, pergantian pengurus, penambahan modal, hingga persetujuan transaksi besar. Keputusan yang tidak diambil sesuai prosedur bisa dipersoalkan di kemudian hari. Jasa pendampingan RUPS dan rapat direksi membantu perusahaan Anda menyiapkan rapat dengan benar, menjalankannya dengan tertib, dan menindaklanjuti keputusannya sampai tuntas.

Jenis rapat dalam perseroan terbatas

UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas mengenal RUPS tahunan dan RUPS lainnya, yang dalam praktik sering disebut RUPS luar biasa. RUPS tahunan wajib diadakan dalam jangka waktu tertentu setelah tahun buku berakhir, terutama untuk membahas dan mengesahkan laporan tahunan. RUPS lainnya dapat diadakan kapan saja sesuai kebutuhan perseroan.

Selain RUPS, ada rapat direksi dan rapat dewan komisaris, serta rapat gabungan keduanya. Tata cara rapat-rapat ini biasanya diatur dalam anggaran dasar dan peraturan internal perusahaan.

Undang-undang juga memungkinkan RUPS diselenggarakan melalui media telekonferensi atau sarana elektronik lain yang memungkinkan peserta saling melihat dan mendengar, serta pengambilan keputusan di luar rapat secara sirkuler, dengan syarat seluruh pemegang saham dengan hak suara menyetujui secara tertulis usul yang diajukan.

Keputusan yang memerlukan RUPS

• Pengesahan laporan tahunan dan laporan keuangan.
• Penggunaan laba, termasuk pembagian dividen dan penyisihan cadangan.
• Pengangkatan dan pemberhentian anggota direksi dan dewan komisaris.
• Perubahan anggaran dasar, termasuk perubahan modal, nama, kedudukan, atau bidang usaha.
• Penggabungan, peleburan, pengambilalihan, pemisahan, dan pembubaran.
• Pengalihan atau penjaminan sebagian besar kekayaan perseroan sesuai ketentuan undang-undang.
• Hal lain yang menurut anggaran dasar atau perjanjian pemegang saham memerlukan persetujuan RUPS.

Tahapan jasa pendampingan RUPS

Sebelum rapat

1. Pemeriksaan anggaran dasar dan perjanjian pemegang saham untuk mengetahui syarat pemanggilan, kuorum, dan suara yang dibutuhkan untuk setiap agenda.
2. Penyusunan agenda dan bahan rapat, seperti laporan tahunan, usulan penggunaan laba, atau usulan perubahan anggaran dasar.
3. Pemanggilan rapat dalam jangka waktu dan dengan cara yang sesuai undang-undang dan anggaran dasar.
4. Persiapan teknis: daftar hadir, surat kuasa bagi pemegang saham yang diwakili, sarana elektronik bila rapat daring, dan penerjemah bila ada pemegang saham asing.

Saat rapat

1. Pemeriksaan kuorum sebelum rapat dibuka.
2. Pendampingan pimpinan rapat agar pembahasan mengikuti agenda.
3. Pencatatan jalannya rapat, pertanyaan, dan hasil pemungutan suara.

Setelah rapat

1. Penyusunan risalah rapat dan penandatanganannya.
2. Koordinasi dengan notaris untuk akta pernyataan keputusan rapat bila keputusan harus dituangkan dalam akta, misalnya perubahan anggaran dasar atau susunan pengurus.
3. Pengajuan persetujuan atau pemberitahuan kepada Kementerian Hukum sesuai jenis perubahannya.
4. Pembaruan data perusahaan di sistem perizinan dan perpajakan bila diperlukan.
5. Pengarsipan dokumen rapat.

Rapat dengan pemegang saham asing atau yang berjauhan

Perusahaan dengan pemegang saham di luar negeri atau di kota berbeda sering memilih rapat elektronik atau keputusan sirkuler. Keduanya sah bila syaratnya dipenuhi, tetapi persiapannya berbeda. Rapat elektronik memerlukan sarana yang andal dan risalah yang ditandatangani peserta. Keputusan sirkuler memerlukan tanda tangan seluruh pemegang saham yang berhak, sehingga pengiriman dan pengumpulan dokumen perlu dijadwalkan. Bila dokumen ditandatangani di luar negeri dan akan dipakai di hadapan notaris, kebutuhan legalisasi atau apostille juga perlu dipertimbangkan sejak awal.

Pendampingan rapat direksi dan komisaris

Rapat direksi dan komisaris sering kurang terdokumentasi, padahal keputusannya bisa memengaruhi tanggung jawab pribadi para anggotanya. Pendampingan mencakup penyiapan agenda dan bahan, pengaturan pengungkapan benturan kepentingan, penyusunan risalah yang mencatat dasar pertimbangan keputusan, dan pemantauan tindak lanjut. Dokumentasi yang baik membantu direksi menunjukkan bahwa keputusan diambil dengan itikad baik dan kehati-hatian.

Kesalahan yang sering terjadi

• RUPS tahunan tidak pernah diadakan secara formal.
• Pemanggilan tidak memenuhi jangka waktu atau cara yang diatur.
• Keputusan sirkuler tidak ditandatangani seluruh pemegang saham yang berhak.
• Perubahan pengurus diputuskan, tetapi tidak dituangkan dalam akta dan tidak diberitahukan.
• Risalah tidak dibuat, sehingga keputusan sulit dibuktikan.

Berapa lama dan faktor biaya

Persiapan RUPS biasa bisa dilakukan dalam hitungan minggu dengan memperhatikan jangka waktu pemanggilan. Biaya jasa dipengaruhi jumlah pemegang saham, jumlah dan kerumitan agenda, kebutuhan penerjemahan, dan apakah termasuk pengurusan perubahan data perusahaan. Biaya notaris dan biaya resmi negara dibayar terpisah sesuai ketentuan.

Tips memilih penyedia jasa

Pilih pendamping yang memeriksa anggaran dasar dan perjanjian pemegang saham secara teliti sebelum rapat, karena syarat kuorum dan suara bisa berbeda dari ketentuan umum undang-undang.

Tim ALLMAR Law & Investment bagian Investasi, bersama ALLMAR Law, dapat membantu perusahaan Anda menyiapkan, menjalankan, dan menindaklanjuti RUPS serta rapat direksi dan komisaris sesuai ketentuan.