Tata kelola, audit, dan kepatuhanGovernance, audit and compliance

Ketika perusahaan masih kecil, keputusan bisa diambil di meja makan dan semua orang saling mengenal. Begitu investor masuk, karyawan bertambah, dan transaksi membesar, cara itu tidak lagi memadai. Jasa tata kelola perusahaan membantu Anda menata siapa memutuskan apa, bagaimana keputusan diawasi, dan bagaimana kepatuhan dijaga, sehingga perusahaan dapat tumbuh tanpa kehilangan kendali dan tetap dipercaya pemegang saham, kreditur, serta mitra.

Apa yang dimaksud tata kelola perusahaan

Tata kelola perusahaan, sering disebut good corporate governance, adalah sistem yang mengatur hubungan antara pemegang saham, dewan komisaris, direksi, dan pemangku kepentingan lain. Prinsip yang umum dikenal adalah transparansi, akuntabilitas, pertanggungjawaban, independensi, dan kewajaran. Bagi perseroan terbatas, kerangka dasarnya ada dalam UU 40/2007 tentang Perseroan Terbatas, yang mengatur kewenangan RUPS, tugas direksi dalam mengurus perseroan, serta tugas dewan komisaris dalam mengawasi dan menasihati direksi.

Tata kelola yang baik tidak harus rumit. Untuk perusahaan tertutup berskala menengah, tujuannya adalah kejelasan dan disiplin, bukan menyalin seluruh praktik perusahaan terbuka.

Komponen tata kelola yang ditata

Struktur dan peran organ

Pembagian tugas antaranggota direksi, kewenangan yang memerlukan persetujuan komisaris atau RUPS menurut anggaran dasar, dan tata cara rapat. Dalam usaha keluarga, pemisahan peran sebagai pemilik, pengurus, dan karyawan sering menjadi langkah terpenting.

Kebijakan dan prosedur tertulis

Kebijakan pokok yang biasanya disiapkan antara lain matriks kewenangan, kebijakan benturan kepentingan dan transaksi dengan pihak terafiliasi, kebijakan pengadaan, kode etik, kebijakan pelaporan pelanggaran, serta kebijakan pengelolaan data pribadi sesuai UU 27/2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Audit internal

Fungsi audit internal menguji apakah kebijakan benar-benar dijalankan dan apakah kontrol bekerja. Untuk perusahaan yang belum memiliki tim audit internal sendiri, fungsi ini bisa dijalankan secara berkala oleh pihak luar. Hasilnya dilaporkan kepada direksi dan komisaris beserta rencana perbaikan.

Audit eksternal

Audit laporan keuangan oleh akuntan publik bisa diwajibkan oleh ketentuan tertentu, oleh perjanjian kredit, atau oleh perjanjian dengan investor. Persiapan yang baik, seperti pembukuan rapi dan dokumentasi transaksi lengkap, membuat audit berjalan lebih lancar.

Program kepatuhan

Daftar kewajiban hukum perusahaan, mulai dari perizinan, pajak, ketenagakerjaan, lingkungan, hingga pelaporan sektoral, dipetakan dalam kalender dengan penanggung jawab yang jelas. Kepatuhan dipantau secara rutin, bukan hanya saat ada pemeriksaan.

Manajemen risiko

Risiko utama perusahaan diidentifikasi, dinilai, dan diberi rencana penanganan. Daftar risiko ditinjau berkala oleh direksi.

Tahapan jasa tata kelola perusahaan

1. Penilaian awal kondisi tata kelola: anggaran dasar, kebiasaan pengambilan keputusan, kebijakan yang ada, dan temuan audit sebelumnya.
2. Pemetaan kesenjangan antara kondisi saat ini dan kebutuhan, misalnya persyaratan investor atau kreditur.
3. Penyusunan peta jalan perbaikan yang realistis dan bertahap.
4. Penyusunan kebijakan dan prosedur bersama manajemen.
5. Sosialisasi dan pelatihan kepada pengurus dan karyawan terkait.
6. Pelaksanaan audit internal berkala dan pemantauan kepatuhan.

Tata kelola dalam usaha keluarga

Usaha keluarga menghadapi tantangan khusus. Anggota keluarga bisa sekaligus menjadi pemegang saham, direktur, dan karyawan, sehingga batas antara urusan keluarga dan urusan perusahaan kabur. Penataan yang sering membantu antara lain kesepakatan keluarga tentang siapa yang boleh bekerja di perusahaan dan dengan syarat apa, pemisahan rekening dan aset pribadi dari aset perusahaan, kebijakan dividen yang jelas, serta rencana suksesi kepemimpinan yang disusun jauh hari sebelum dibutuhkan.

Manfaat yang dirasakan perusahaan

Perusahaan dengan tata kelola yang tertata biasanya lebih mudah memperoleh pendanaan, lebih siap menjalani due diligence, lebih sedikit mengalami kebocoran atau penyimpangan, dan lebih mulus saat terjadi pergantian kepemimpinan atau generasi. Tata kelola juga melindungi direksi dan komisaris, karena keputusan yang diambil melalui prosedur yang benar dan terdokumentasi lebih mudah dipertanggungjawabkan.

Kesalahan yang sering terjadi

• Menyalin kebijakan dari perusahaan lain tanpa menyesuaikan dengan kondisi sendiri.
• Kebijakan tertulis ada, tetapi tidak dijalankan atau tidak diketahui karyawan.
• Transaksi dengan pihak terafiliasi tanpa persetujuan dan dokumentasi.
• Komisaris yang tidak pernah menerima informasi memadai untuk mengawasi.

Berapa lama dan faktor biaya

Penataan tata kelola biasanya dilakukan bertahap dalam beberapa bulan, lalu dilanjutkan dengan audit dan pemantauan berkala. Biaya jasa dipengaruhi ukuran perusahaan, jumlah entitas, jumlah kebijakan yang disusun, dan frekuensi audit internal.

Tips memilih penyedia jasa

Pilih penyedia yang menyesuaikan kedalaman tata kelola dengan ukuran dan kebutuhan perusahaan Anda, serta mampu memadukan aspek hukum, keuangan, dan operasional.

Tim ALLMAR Law & Investment bagian Investasi dapat membantu perusahaan Anda menilai, menata, dan memantau tata kelola, audit internal, dan kepatuhan secara bertahap.